Aankoopafdelingen of financiële departementen in organisaties gebruiken vaak het principe van two-way en/of three-way matching om het financieel risico en de uitgaven van de organisatie onder controle te houden. Maar wat houdt dit nu in en waarom is het zo belangrijk in het aankoopproces?
2-way matching principe
2-way matching is de basisaftoetsing van inkooporders vanuit de organisatie met de aankoopfacturen van de leveranciers. Bij 2-way matching wordt er een controle gedaan van de hoeveelheden en bedragen op een aankoopfactuur ten opzichte van het inkooporder dat vanuit de organisatie naar de leverancier verstuurd werd. Tijdens deze stap zal de aankoper verifiëren dat volgende zaken overeenkomen:
- Het totaalbedrag van de aankoopfactuur is gelijk aan of kleiner dan het totaalbedrag van het inkooporder
- De prijs van elke lijn op de aankoopfactuur is kleiner dan of gelijk aan deze op het inkooporder
Dit kan een tijdrovend proces zijn indien dit manueel dient te gebeuren en er is nog veel ruimte voor fouten, zeker als er sprake is van deelfacturen of facturen waar meerdere inkooporders op voorkomen.
3-way matching principe
Bij 3-way matching is er een validatie van de aankoopfactuur tegenover het inkooporder en de leverbon van de leverancier. Als de aankoper de factuur ontvangt van de leverancier zal hij deze aftoetsen op volgende manier:
- De standaard 2-way matching tussen inkooporder en aankoopfactuur op hoeveelheden en bedragen
- De vergelijking tussen de aankoopfactuur en het leverdocument dat de leverancier bij levering overgedragen heeft, om na te gaan of de hoeveelheden kloppen
Dit zorgt ervoor dat de inkopers en magazijniers op dezelfde golflengte blijven zitten.
Manuele 2-way en 3-way datavalidatie: de uitdagingen
- Wanneer dit proces manueel wordt uitgevoerd is het een tijdrovende bezigheid, omdat de aankoper en goedkeurder documenten moeten gaan verifiëren in verschillende systemen
- De kwaliteit van documenten heeft een grote invloed op het proces, omdat er goed controlespoor moet zijn om de verificatie te kunnen doen
Geautomatiseerde aankoopfactuurverwerking
Om geautomatiseerde aankoopfactuurmatching te kunnen doen, moeten volgende zaken mee geïntegreerd worden in het proces
- inkomende goederenstromen
- voorraadbeheersystemen
- inkooporderbeheer
- afspraken met leveranciers in verband met PO-nummervermelding
- OCR-herkenning van inkomende facturen
Met de goedkeuringsflow in het IAMD-platform ondersteunen we dit reeds in het aankoopproces.
