Waarom papieren werkbonnen je bedrijf vertragen
In veel HVAC-bedrijven slingeren nog elke dag stapels papieren werkbonnen rond. Daarbij kan ontzettend veel misgaan. Papieren gaan verloren, sommige collega's hun handschrift is onleesbaar of ontbreekt er informatie op de werkbon of blijkt die niet gehandtekend. Soms beschrijft de technieker te vaag welk materiaal hij gebruikte, waardoor je volgende keer misschien met het foute onderdeel op de werf verschijnt omdat het vooraf niet duidelijk was welk type ketel of onderdeel nodig was.
Al deze inefficiënties elke dag opnieuw kosten tijd.
Tel maar op: 10 minuten hier, een kwartier daar ... Voor je het weet verlies je uren per week aan administratieve rompslomp.
Digitale werkbonnen lossen dit op
Waar papier faalt, is digitaal hetgeen dat schaalt. Met de mobiele FieldApp op smartphone of tablet kunnen je HVAC techniekers hun werkbonnen volledig digitaal afhandelen. Alles wat vroeger op papier stond, gebeurt dan in een gebruiksvriendelijke app.
Zo klikken de techniekers eenvoudig hun werk- en reistijd aan, registreren ze hun materiaalverbruik en raadplegen ze hun planning rechtstreeks in de app. Deze toont de technieker alle details van de opdracht: het adres, de contactgegevens van de klant en bijvoorbeeld ook historische info over de installatie. Zo komt je technieker met alle nodige informatie en materiaal op het juiste adres aan.
Onze mobiele werkbon app is rechtstreeks gekoppeld met de backoffice op kantoor.
Terwijl de technieker ter plaatse zijn uren en materialen invoert, ziet de binnendienst realtime dezelfde gegevens verschijnen. Klantgegevens, werkbeschrijving, foto’s van voor en na – alles is uniform, leesbaar en onmiddellijk beschikbaar in het centrale systeem. Ook kan je de werkbon meteen laten betalen door de klant en registreren in de app. Niemand hoeft nog stapels papieren te verwerken of informatie dubbel in te voeren, wat de foutmarge drastisch verlaagt. Dankzij digitale werkbonnen maakt u minder fouten en heeft u minder ontbrekende gegevens in uw administratie.
Een HVAC-technieker met een werkbon app met een tablet heeft alle informatie bij de hand – van klantgegevens tot historiek en materialen. Zo verschijnt hij niet langer met een slordige papieren bundel, maar goed voorbereid en professioneel bij de klant.
Zo win je elke dag tijd
Digitaliseren van je werkbonnen levert elke dag opnieuw tijdswinst op, want:
- techniekers handelen alles rechtstreeks in de app af. Geen rit terug naar kantoor om bonnen af te geven en geen telefoontjes om ontbrekende informatie na te gaan. Het gaat gewoon allemaal in één keer goed. Gemiddeld kan je hiermee tot een half uur per dag winnen.
- collega's worden vrijgemaakt voor interessanter werk. Gedaan met overtypen van papieren werkbonnen en ontcijferen van handschriften. De app dwingt consistentie af van je techniekers. Zo heb je minder correcties achteraf en minder stress om dingen recht te zetten.
- je hebt altijd alle info bij de hand. Je techniekers hebben ter plekke toegang tot alle cruciale gegevens: vorige interventies bij deze installatie, de historiek van het onderhoud, informatie over de garantie, noem maar op. Met één druk op de knop zien ze bijvoorbeeld dat op het adres een bepaald merk ketel hangt. Hierdoor gaan ze beter voorbereid naar de klant en kunnen ze met één bezoek het probleem vaak ineens oplossen, in plaats van ter plekke te ontdekken dat ze een onderdeel missen.
- je kan zowel online als offline ermee werken. Als je vaak in kelders of industriële omgevingen werkt kan je ook met de mobiele FieldApp werken. Deze slaat alle invoer lokaal op, zodat je technieker op eender welke werf zijn werkbon kan invullen, met of zonder internet. Zodra er weer verbinding is, synchroniseert de app automatisch en gaan de gegevens naar de cloud. Zo blijft alle informatie bewaard, zelfs zonder internet. Je techniekers dienen dan ook geen notities te maken om het later alsnog te kunnen ingeven.
- je imago bouwt zichzelf op. Een digitale aanpak oogt professioneel. Een technieker die met een tablet vol informatie aankomt in plaats van met gekreukelde papieren straalt betrouwbaarheid uit. Klanten kunnen ter plekke hun handtekening op de tablet zetten en ontvangen netjes hun serviceverslag op e-mail. Dat maakt indruk en verhoogt de klanttevredenheid.
Klaar voor de volgende stap?
De mobiele FieldApp zal je zaak transformeren. Je wint elke dag kostbare tijd, verkleint de kans op fouten en houdt zowel je team als je klanten tevreden. Benieuwd hoe dit in de praktijk werkt? Vraag nu je gratis demo aan en ontdek hoeveel tijd je elke dag kunt winnen met digitale werkbonnen. Voor je het weet vraag je je af waarom je niet eerder bent overgestapt – en geniet je van de extra tijd die je overhoudt voor échte prioriteiten in jouw onderneming!
