Kleine foutjes kunnen soms grote gevolgen hebben. Denk bijvoorbeeld aan een verkoopfactuur die te vroeg wordt verstuurd, of een aankoopfactuur die zonder nazicht wordt betaald. Je wil die fouten vermijden, maar tegelijk je organisatie ook vlot laten draaien. Ook als zaakvoerder wil je niet voortdurend heen-en-weer mailen of iedereen apart moeten raadplegen. Idealiter zit alle communicatie gewoon bij de factuur zelf.
Daarom biedt IAMD.ERP goedkeuringsflows aan: een krachtige manier om grip te krijgen op je interne processen.
Wat zijn goedkeuringsflows?
Een goedkeuringsflow is een digitaal stappenplan dat bepaalt welke route een factuur moet volgen vooraleer ze verzonden of betaald wordt. Je stelt zelf in wie moet goedkeuren, wanneer, en op basis van welke criteria. Dat kan ook in meerdere stappen verlopen: zo wordt bijvoorbeeld de financieel verantwoordelijke pas ingeschakeld nadat de projectleider zijn akkoord heeft gegeven. Afhankelijk van het type factuur kan je instellen of er al dan niet een goedkeuringsflow moet starten. Zo krijgt elke factuur de juiste aandacht op het juiste moment.
Meer dan standaardgoedkeuring
Waar veel ERP-systemen stoppen, gaan wij net een stap verder. In veel andere softwarepakketten ligt de verantwoordelijkheid volledig bij de individuele gebruiker: die moet zelf onthouden welke facturen nagekeken moeten worden. Of het omgekeerde gebeurt: élke factuur moet standaard door élke verantwoordelijke goedgekeurd worden, wat het proces vertraagt en voor frustratie zorgt.
Bij IAMD.ERP pakken we dit slimmer aan. Dankzij onze dynamische goedkeuringsflows bepaal jij exact wanneer een goedkeuring nodig is, en door wie. Het systeem weet perfect welke facturen een controle nodig hebben, en schakelt automatisch de juiste mensen in op het juiste moment. Geen overbodige stappen meer, maar wel maximale controle waar het telt.
Onze goedkeuringsflows zijn:
✅ Volledig configureerbaar: jij bepaalt de regels, de stappen en de personen die moeten goedkeuren.
✅ Ingebouwd in je ERP: geen losse tools of e-mails. Goedkeuren gebeurt gewoon binnen IAMD.ERP
✅ Makkelijk op te volgen: via de goedkeuringsinbox krijg je in één overzicht alle facturen waarvoor jouw goedkeuring vereist is
✅ Duidelijk traceerbaar: elke stap wordt gelogd. Zo weet je altijd wie wat heeft goedgekeurd — handig bij interne controles of audits.
Voor wie zijn goedkeuringsflows interessant?
Zodra er meerdere collega's betrokken zijn bij het inkoop- of facturatieproces, bieden goedkeuringsflows al een duidelijke meerwaarde. En dat ongeacht de sector waarin je actief bent. Zo kan je eenvoudig instellen dat een aankoopfactuur eerst goedgekeurd moet worden door een projectmanager, of dat een verkoopfactuur pas verstuurd mag worden nadat de projectverantwoordelijke zijn akkoord gaf.
Met goedkeuringsflows in IAMD.ERP wordt dit proces geautomatiseerd en transparant.
Enkele voorbeelden
Omdat de goedkeuringsflows volledig zelf instelbaar zijn, is er ontzettend veel mogelijk ermee. Je kan niet alleen bepalen wélke facturen door de goedkeuringsflow moeten gaan, maar ook bijvoorbeeld bepalen of het zonder goedkeuring mogelijk is om de factuur te verzenden of af te drukken, waardoor je manuele fouten zo goed mogelijk voorkomt.
Hieronder zie je enkele praktijkvoorbeelden van hoe bedrijven onze goedkeuringsflows inzetten:
Enkel aankoopfacturen boven de € 5.000 moeten goedgekeurd worden door de projectleider en daarna door de financieel verantwoordelijke.
Elke verkoopfactuur moet eerst gecontroleerd worden door de projectmanager. Zolang de goedkeuring niet gegeven is, kan de factuur niet via het systeem gemaild worden naar de eindklant.
Aankoopfacturen van een vaste leverancier hoeven geen goedkeuring meer zolang het bedrag onder € 500 blijft.
Alle buitenlandse aankoopfacturen moeten goedgekeurd worden, ongeacht het bedrag.
Deze voorbeelden tonen hoe flexibel onze goedkeuringsflows zijn. Je beslist zélf welke stappen nodig zijn — het systeem zorgt voor de rest.
Meer weten?
Wil je graag onze goedkeuringsflows in actie zien? Boek een demo en ontdek hoe IAMD.ERP je bedrijf meer controle en gemoedsrust kan geven.
