Iedere offerte opmaken kost tijd en moeite, dus waarom zou je in hemelsnaam meerdere versies van dezelfde offerte maken? Toch is dat precies wat wij aanraden. In deze blogpost leggen we uit waarom je blij gaat zijn dat je met offerte-versies werkt, zelfs al lijkt het op het eerste gezicht extra werk. We belichten het belang van versiebeheer aan de hand van enkele herkenbare situaties uit de praktijk. Een kleine extra stap bij het maken van je offerte maakt immers een groot verschil – in tijd, betrouwbaarheid én vertrouwen.
Waarom versies gebruiken?
De interieurbouw en schrijnwerkerij draaien onvermijdelijk om maatwerk. Of het nu gaat om een complexe inloopkast, een volledig geïntegreerde keuken of een wandmeubel op maat, elk project is uniek. Hierdoor is het opstellen van een offerte veel meer dan een prijzenlijst aanbieden: het is een gedetailleerd overzicht van afmetingen, houtsoorten en afwerkingen.
Maar met maatwerk komt ook de onvermijdelijke revisie. De klant wil toch een andere kleur handgreep, de indeling moet aangepast worden na feedback van de architect of de materiaalkeuze zorgt voor een meerprijs. Revisies zijn in onze sector de norm, niet de uitzondering.
Vaak wordt hier dan de snelste route gekozen: de bestaande offerte direct bewerken en opnieuw sturen. Dit lijkt op het eerste gezicht efficiënter, maar je loopt kansen mis en maakt meer kans op fouten. We bekijken hieronder hoe juist.
Omdat de klant aanpassingen wil
Als je regelmatig offertes opmaakt dan ken je het wel: je verstuurt een offerte en je ontvangt vervolgens feedback van de klant. Misschien wil die een extra onderdeel toevoegen of een eerder geschrapte optie toch terugzien. Dankzij versiebeheer is dat geen probleem. In plaats van je originele offerte te overschrijven maak je gewoon een kopie als nieuwe versie. Hierin verwerk je de gevraagde wijzigingen, terwijl de oorspronkelijke versie bewaard blijft. Alle revisies blijven zo traceerbaar en alle betrokkenen blijven op dezelfde lijn.
Omdat er steeds maar één versie tegelijk actief kan zijn is er geen kans op verwarring tussen de verschillende offertes. Wil je klant uiteindelijk toch liever de originele versie? Dan zet je die in enkele kliks terug.
Omdat prijzen snel veranderen
Versiebeheer is ook bescherming tegen vergissingen. Stel dat je een offerte opmaakt en later de prijzen aanpast omdat bijvoorbeeld de materiaalkosten stegen. Achteraf herinnert de klant je eraan dat jullie een speciale prijsafspraak hadden die in de vorige versie wel gold. Als je alles in één en dezelfde versie had veranderd, is de originele prijsinformatie overschreven en ben je die kwijt. Dan sta je voor een lastig parket: je hebt dan al een afdruk nodig van de vorige versie van je offerte om nog te achterhalen wat er toen op stond. Dit oogt niet professioneel en zorgt ook voor tijdverlies.
Gelukkig voorkom je dit scenario met meerdere versies. Je hebt dan nog altijd een versie met de originele prijzen en die kan je er eenvoudig terug bij pakken. Het systeem slaat elke gemaakte versie op, zodat je precies weet welke wijzigingen zijn gedaan en wanneer.
Omdat je controle wil over je verkoopsproces
Het derde argument voor offerteversies ligt bij de verkoopspsychologie. Wanneer een prospect slechts één prijs en één voorstel krijgt, dwing je hem tot een binaire (take it or leave it) beslissing. De focus ligt dan vaak op de absolute kosten. De meest succesvolle bedrijven verschuiven de beslissing echter van of ze met je in zee gaan naar hoe ze met je in zee gaan.
Voor de interieurbouwer is het handmatig opstellen van drie verschillende offertes een tijdrovende taak. Hier komt de kracht van het versiebeheer naar voren. Door de basisversie te kopiëren en vervolgens snel de afwerkingsopties, meerprijzen of materialen aan te passen, geef je je klant snel meerdere keuzes. Die vrijgekomen tijd besteedt je verkoper dan aan de klant zelf, wat leidt tot een beter verkoopsgesprek, meer vertrouwen en een snellere goedkeuring van je offerte.
Iets meer werk, maar dubbel en dik de moeite waard
We begrijpen het wel, meerdere versies uitwerken klinkt als extra werk. Je moet per slot van rekening een offerteversie kopiëren en aanpassen, terwijl de aanpassingen rechtstreeks doen zo veel sneller lijkt. Maar bekijk het als een verzekering. Die paar extra momenten bieden je ook gemoedsrust en flexibiliteit. Vergelijk het met een back-up maken van je belangrijkste bestanden. Ja, het kost even tijd, maar je bent blij dat je het hebt gedaan als er iets misgaat.
Dit klinkt misschien als veel werk, maar met een modern ERP-systeem zoals dat van IAMD is dat eigenlijk heel eenvoudig. Je kan met enkele klikken je versie dupliceren en verder werken.
Alle versies blijven ook overzichtelijk verbonden aan de offerte. Het vraagt dus geen speciale IT-kennis of veel extra handelingen. De voordelen pluk je later: je bespaart tijd als je moet terugvallen op een vorige versie, je vermindert de kans op fouten en je bent in staat om duidelijker te communiceren met je klant.
Denk ook aan de verkoopkansen: met meerdere versies kun je upselling of downselling toepassen. Je biedt bijvoorbeeld een budget- en premiumoptie aan in één klap. De klant ziet direct wat het verschil is tussen je verschillende versies en wat de meerwaarde van de duurdere optie is of hoeveel hij bespaart met een eenvoudigere uitvoering. Zo vergroot de kans op een deal die bij de klant past. Versiebeheer helpt je om in al deze verschillende scenario's te werken zonder rompslomp.
Versiebeheer is een must-have bij je offertes
Hoewel het bijhouden van meerdere offerteversies misschien wat extra inspanning lijkt te kosten, wegen de voordelen duidelijk op tegen de moeite. Je houdt controle over je offertes, kunt altijd terug naar eerdere afspraken en geeft klanten de mogelijkheid om echt te kiezen. In een sector waar maatwerk en klantgerichtheid centraal staan is dit goud waard.
Je vangt wijzigingen moeiteloos op, voorkomt misverstanden over prijzen of inhoud en presenteert jezelf als een flexibele, professionele partner. Met een slim systeem zoals IAMD.ERP heb je er nauwelijks omkijken naar en ben je voorbereid op alles wat de klant vraagt. Een kleine extra stap bij het maken van je offerte geeft een groot verschil in dienstverlening en resultaat. Offertes met versiebeheer zorgen voor minder stress en meer succes!
Wilt u direct zien hoe u met één klik een offerte dupliceert in IAMD.ERP? Vraag hier uw gratis demo aan.
