Bedrijfsprocessen digitaliseren

Gepubliceerd op 25 mei 2022



Je werknemers moeten zo veel mogelijk ruimte hebben om te doen waar ze simpelweg de beste in zijn.  Als management ondersteun je je team optimaal door bedrijfsprocessen te digitaliseren. Werknemers ervaren veel overhead bij het uitvoeren van hun werk in de vorm van administratie (denk maar aan tijd registreren, klantgegevens invoeren, projectgegevens opzoeken, ...). Dit noemen we frictie

Hoe meer frictie een werknemer ervaart, hoe minder efficiënt hij/zij kan werken. Door administratie en interne workflows zo veel mogelijk te digitaliseren kan deze frictie fors verlaagd worden. Zo hebben jouw werknemers meer tijd om zich te focussen op hun job en halen ze meer energie uit hun werk. Als organisatie word je dan een stuk efficiënter en dat vertaalt zich eveneens naar een hogere productiviteit.

Over welke bedrijfsprocessen gaat het?

Er is een hele reeks van bedrijfsprocessen dat je kan digitaliseren. Denk dan bijvoorbeeld aan:

  • Klant- en leveranciersgegevens beheren (CRM)
  • Offertes maken, digitaal versturen en opvolgen
  • (Digitaal) ondertekende offertes bijhouden
  • Projectmanagement
  • Planning
  • Tijdsregistratie
  • Facturatie
  • HRM, inclusief roosters, vakanties, verlof- en verzuimregistratie
  • Workflows

Digitaliseren betaalt zichzelf terug

Wat levert digitalisatie van bedrijfsprocessen nu op voor jouw organisatie? Dat antwoord hangt af van hoe efficiënt je jouw organisatie inricht. Bij organisaties die werken in regie is de maximale omzet gebaseerd is op het uurtarief en de daadwerkelijk gefactureerde uren van alle medewerkers. Wanneer teams voldoende productief zijn en binnen het budget blijven, is dat een garantie dat de omzetdoelstellingen worden behaald.

Maar de werkelijke omzet hangt af van de efficiëntie van alle teamleden. Dat betekent niet dat zij altijd maar harder of sneller moeten werken; het gaat er juist om dat je je bedrijfsprocessen zo slim inricht dat teamleden zo min mogelijk administratie hebben en zo veel mogelijk tijd besteden aan de klant. Door je bedrijfsprocessen te digitaliseren, kun je uiteindelijk meer uren factureren. De frictie die werknemers ervaren bij het uitvoeren van hun werk moet zo laag mogelijk gehouden worden.

We merken bij onze klanten die diensten verlenen dat er minder snel budgetten worden overschreden, dat er een heel stuk sneller gefactureerd wordt en dat er een veel betere opvolging is van de openstaande facturen. Hierdoor verdienen zij de investering in digitalisering zeer snel terug.

Maar welke software moet je kiezen?

De software die je kiest om je bedrijfsprocessen te digitaliseren heeft een grote impact op de werkwijze van jouw organisatie. 

Kies je bijvoorbeeld meerdere softwarepakketten die ieder een deeloplossing aanbieden, dan kost het veel tijd om alle informatie uiteindelijk over te typen en ontstaat de kans op menselijke fouten. Je kan ook data laten synchroniseren tussen de verschillende pakketten, maar zodra er één kink in de kabel zit moet je ingrijpen om alles weer recht te rekken en ben je ook snel enkele dagen zoet.  Zulke dingen halen je medewerkers uit de flow en zorgt voor heel veel verloren tijd.

Daarom is het goed om te kiezen voor all-in-one-software, zoals we met IAMD kunnen bieden. Zo verzamel je de hele werking van je bedrijf in één centraal systeem. Alle medewerkers hebben toegang tot dezelfde software. Er is geen data die gesynchroniseerd moet worden of overgetypt moet worden.

Een voorbeeld van een proces: 

  • Je maakt een prospect aan
  • Je maak een offerte op voor deze prospect (één of meerdere versies, met of zonder optionele lijnen)
  • verstuurt een offerte
  • De klant ondertekent de offerte digitaal
  • De medewerker zet de offerte met één klik om tot een project (met taken) waarin het volgende team uren kan registreren.  De prospect wordt ook automatisch omgevormd naar een klant.
  • De projectleider plant taken in bij de leden van het team, rekening houdend met de beschikbaarheid van de teamleden volgens hun uurrooster en afwezigheden
  • Teamleden registreren hun uren en zien direct welke invloed deze uren hebben op het totale budget van de klant via een real-time project dashboard
  • Op de vooraf aangegeven datum staan de conceptfacturen klaar voor facturatie. De omschrijvingen en uren zijn overgenomen uit de offerte en goedgekeurde uren. Je verstuurt je deze met één klik naar de klant
  • Facturen worden automatisch doorgestuurd naar de boekhouding dankzij de boekhoudkoppeling
  • Alle statistieken, zoals productiviteit, verwachte en toekomstige omzet, zijn ten allen tijde te raadplegen via handige dashboard widget of custom reports

Bedrijfsprocessen optimaliseren brengt flow in jouw organisatie

Je bedrijfsprocessen optimaliseren zorgt voor meer inzicht en overzicht van al je klanten en projecten. Daarnaast brengen deze duidelijke afspraken ook meer flow in jouw organisatie. Alles is eenvoudiger en gaat daardoor sneller: uren registreren, factureren, vakantieaanvragen, klantinformatie opzoeken. Daardoor hebben jouw teamleden de mogelijkheid om meer tijd te besteden aan klanten en kunnen zij succesvoller werken.

Digitaliseren is een mindset

Je bedrijfsprocessen optimaliseren door een softwarepakket aan te kopen is vaak slechts de eerste stap. Je begint immers na te denken over hoe elke stap in je verkoopproces verloopt, wie er betrokken is bij elk onderdeel en dan begin je pas opportuniteiten te zien. Digitalisatie is daarom een proces op zich. Je moet constant je processen opnieuw tegen het licht houden en in vraag durven stellen. Het is belangrijk dat je hier je werknemers maximaal in betrekt, want zij kunnen vaak haarfijn benoemen waar zij het meest frictie ervaren en waar ruimte voor verbetering is.


Kris Van Looy
25 mei 2022