Het belang van tijdsregistratie

Gepubliceerd op 15 september 2021



Tijdsregistratie is belangrijk om inzicht te krijgen in het totaal aantal werkuren, absenteïsme, kostenplaatsen, …  Elke projectgedreven organisatie heeft baat bij het registreren van gepresteerde uren op projecten. Zo kan je via projectopvolging en nacalculatie steeds de vinger aan de pols houden en de offertes bijsturen voor toekomstige projecten.

Het zorgt voor inzicht in je projecten

Vanuit de calculatie of offerte worden uren voorzien om een project tot een goed einde te kunnen brengen. Echter is het noodzakelijk om deze voorziene uren af te toetsen t.o.v. de werkelijk gepresteerde uren.
Zonder tijdsregistratie is het quasi onmogelijk om te voorkomen dat een project ontspoort of om zelfs nog maar te detecteren dat het dreigt te ontsporen.

Nut van tijdregistratie voor de toekomst

Afgewerkte projecten herbergen een enorme schat aan informatie met betrekking tot de toekomstige calculatie. Door de gepresteerde uren makkelijk te kunnen vergelijken met de voorziene uren krijg je een zeer goed beeld van de accuraatheid van je calculaties.
Op die manier kan je je toekomstige berekeningen bijsturen en je beoogde rendement halen. Zo krijg je eveneens een goed beeld van je huidige winstgevendheid.

Bewaak de efficiëntie van je organisatie

In elke organisatie worden er verschillende types van uren geregistreerd. Binnen deze uurtypes is het zeer belangrijk om een onderscheid te maken tussen factureerbare en niet-factureerbare uren. De factureerbare uren zorgen ervoor dat je bedrijf inkomsten genereert, maar er worden uiteraard ook nog een heleboel niet-factureerbare uren gepresteerd binnen een organisatie. Hier hebben organisaties vaak weinig zicht op.

Het is echter belangrijk dat de uren die je kan factureren alle kosten dekken. Elk bedrijf heeft zo een omslagpunt waarop het rendabel wordt. Het is dus steeds belangrijk om met je factureerbare uren boven dit omslagpunt te blijven opereren om winstgevend te kunnen zijn. Indien je merkt dat dit niet lukt, kan je via de urenregistraties ook heel wat informatie vergaren om de oorzaak te kunnen detecteren.

Facturatie op basis van tijdsregistratie

Niet elk project wordt vooraf ingeschat. Vaak wordt er met de klant een tarief afgesproken voor de prestaties die in een project geleverd worden en worden deze periodiek afgerekend. Hier is het zeer belangrijk dat uren correct en minutieus bijgehouden worden op het project. Zeker als er gewerkt wordt met verschillende uurtarieven is de noodzaak groot, omdat het anders quasi onmogelijk wordt om de urenpuzzel nog gelegd te krijgen.
Ook bij gebudgetteerde projecten kan dit nuttig zijn, zeker als er ook nog eens meerwerken worden bijgevraagd door de klant.

Tijdsregistratie laagdrempelig en eenvoudig organiseren

Om tijdsregistratie van werknemers succesvol te laten plaatsvinden, is het noodzakelijk dat dit op een eenvoudige en laagdrempelige manier kan gebeuren. Daarom zorgt IAMD ervoor dat dit op een aantal eenvoudige manieren kan gebeuren:

  • Via het systeem zelf voor mensen die op kantoor registreren
  • Via scanning van barcodes met handscanners op de werf: zeer laagdrempelig en eenvoudig
  • Via mobile app: registratie via time-app en werkbonnen
  • Via track & trace: voor de registratie van uren kan er ook ook gebruik gemaakt worden van bijvoorbeeld Geodynamics, waarbij uren gescand worden via de barcodes uit het IAMD-platform, met de app van Geodynamics. Deze uren worden weer ingelezen in IAMD en weggeschreven worden naar de juiste projecten.
Hannes Colpin
15 september 2021