De afkorting OCR staat voor 'Optical Character Recognition' en is een techniek waarmee letters, cijfers en leestekens van een digitaal document (pdf) of afbeelding 'gelezen' kunnen worden door een computer. OCR-software wordt m.a.w. gebruikt om papieren documenten om te vormen tot digitale versies, zodat ze gearchiveerd kunnen worden, beschikbaar in je administratie en snelheidswinst kunnen opleveren in verschillende bedrijfsflows.
Digitaal archief voor je aankoopfacturen
Facturen digitaal bewaren is essentieel voor bedrijven, vooral wanneer een bedrijf groeit.
Dit brengt een hele reeks voordelen met zich mee:
- Digitale facturen zijn 24/7 beschikbaar in jouw online archief. Wanneer je een factuur wilt inzien, hoef je dus niet te wachten tot je weer op kantoor aanwezig bent.
- Alle facturen worden bewaard in de cloud en facturen blijven de nodige jaren beschikbaar voor eventuele audits.
- Je kan je facturen exporteren in veel voorkomende formaten zoals XLSX, UBL, PDF of rechtstreeks doorsturen naar je boekhoudpakket.
- Digitaal archiveren en categoriseren geeft inzicht in de gemaakte kosten per project, persoon, periode, afdeling en kostenplaats.
- Je hebt de volledige controle over de factuurstroom als je werkt met goedkeuringsflows. Facturen kunnen snel en eenvoudig worden goedgekeurd. Eens je inkoopfacturen digitaal verwerkt zijn hoeven er ook geen papieren facturen meer die rond te gaan tussen verschillende afdelingen in de organisatie voor goedkeuring.
Aankoopfacturen verwerken met OCR
Met OCR is het overtypen van je aankoopfacturen verleden tijd. Wanneer we OCR toepassen op PDF-bestanden van aankoopfacturen, kunnen we bepaalde velden zoals leverancier, vervaldatum, factuurtotaal, lijnen ... etc herkennen. Dit bespaart jou en jouw accountant heel wat manueel werk.
- Je gegevens worden automatisch herkend, tot op factuurlijn niveau.
- Doe je aan projectbeheer en bevat je document een referentie naar een inkooporder of rechtstreeks naar een project? Dan zal er op basis van het PO-nummer de aankoopfactuur gelinkt kunnen worden, waardoor je het inkooporder onmiddellijk kan controleren en eventueel als kost kan boeken op het juiste project.
- Je krijgt een melding als er reeds een aankoopfactuur met dezelfde factuurnummer toegevoegd is of als hetzelfde document nog eens upload, dus minder kans op fouten.
D.m.v. machine learning worden patronen in data ontdekt en leert het systeem documentgegevens steeds beter te herkennen en heb je in no-time een digitale versie van je aankoopfactuur.
Hoe werkt deze documentherkenning binnen IAMD?
- Upload je facturen naar de OCR inbox
- Laat je facturen verwerken door onze OCR-provider* (+/- 5 sec per factuur, je hoeft niet te wachten tot de verwerking klaar is, en kan ondertussen andere dingen doen)
- Controleer de automatisch herkende gegevens
- Vul eventueel gegevens aan of wijzig foutief herkende gegevens
- Maak je aankoopfactuur aan (en start eventueel een goedkeuringsflow)
Workflows versnellen
Met slimme verwerking van je aankoopfacturen voorkom je fouten en bespaar je tijd & geld doordat je je factureren 70% sneller verwerkt.
Eens je inkoopfacturen digitaal verwerkt zijn hoeven er bijvoorbeeld ook geen papieren facturen meer die rond te gaan tussen verschillende afdelingen in de organisatie voor goedkeuring. Stel een goedkeuringsflow in en facturen kunnen snel en eenvoudig worden goedgekeurd. Zo heb je altijd de volledige controle over de factuurstroom binnen je organisatie en gaat alles een stuk sneller.
Meer weten?
Wil je graag meer weten over het IAMD platform en deze functionaliteit, neem dan even contact met ons op.
