Als je diensten verleent is goed projectmanagement een minimum vereiste. Als projectmanager is het van belang dat je steeds een correct beeld hebt op uren, planning, capaciteit en budget. Zeker als je met meerdere collega's op verscheidene projecten tegelijkertijd werkt. Excel voldoet misschien nog voor een klein team, maar naarmate je groeit zal het steeds lastiger worden om het overzicht te blijven behouden. Met projectsoftware hou je de controle over je projecten en heb je steeds een real-time kijk op de stand van zaken.
Een succesvol project
Een project is succesvol afgerond als de klant tevreden is, maar voor je bedrijf is het uiteraard belangrijk dat je binnen budget blijft. Projectmanagers en teamleden die real-time overzicht hebben in hun projecten, blijven vaker binnen budget en halen vaker hun deadline. Je verliest als bedrijf ook minder tijd aan urencorrecties, extra facturatie of zelfs eventuele discussies met je klant. Je ziet tijdens het project al of je op schema zit of moet bijsturen.
Project software is nu éénmaal een handig hulpmiddel om inzicht te krijgen over de status van je projecten. Het grootste voordeel is dat je real-time kunt bijsturen in plaats van achteraf.
De voordelen van projectsoftware:
- Overzicht van al je (lopende) projecten
- Uitgegeven vs. beschikbaar budget
- Beschikbare tijd vs. gespendeerde tijd
- Planning
- Productiviteit meten
- Nacalculatie
Hieronder gaan we dieper in op de voordelen van goed projectmanagement.
Overzicht van al je (lopende) projecten
De afspraken met de klant moeten duidelijk zijn voor alle partijen; je klant, de projectleider en je team. Zorg dat je een goed overzicht van alle lopende projecten hebt. Zorg dat je per klant globaal weet in welke fase het project zit; is je salesteam nog in onderhandeling? Moet het project nog ingepland worden? Is het project volop bezig? En moet er eventueel al tussentijds gefactureerd worden? Of is het project afgerond en eventueel al overgedragen aan support?
Uitgegeven vs. beschikbaar budget
Controleer steeds hoeveel budget er beschikbaar is en hou continu de urenregistratie en inkoopfacturen bij. Werk nieuwe informatie steeds zo snel mogelijk bij, zodat je altijd real-time inzicht houdt over het uitgegeven en het nog beschikbare budget. Met deze informatie kan je bijsturen en blijft je project binnen budget.
Beschikbare tijd vs. gespendeerde tijd
Bij aanvang van het project heb je met de klant afspraken gemaakt welke diensten je verleent en wat de deadline is. Lijn alles netjes af met taken en zorg dat je teamleden inzicht hebben in de beschikbare tijd. Je team registreert netjes zijn uren, de software koppelt deze uren netjes aan het beschikbare budget. Iedereen kan zelf zien hoeveel tijd ze nog mogen besteden aan het project.
Planning
Projecten en taken kunnen netjes in je planning opgenomen worden. Als je koppelt met je agenda en je team zijn afwezigheden netjes registreert in je projectsoftware, dan heb je steeds een duidelijk beeld wie beschikbaar is voor je projecten. Of zie je ook op tijd dat je nood hebt aan versterking van buitenaf. Zou hou je steeds strak controle op de deadline van je project.
Productiviteit meten
Hou controle over de productiviteit van je werknemers. Stuur je medewerkers bij als er meer uren besteedt worden of grijp in als er te weinig gepresteerd word.
Nacalculatie
Je hoeft geen nacalculatie meer te doen. Je hebt real-time inzicht in je projecten en je merkt heel snel of ze rendabel zijn of niet.
Wil je graag meer weten hoe je jouw projecten optimaal kan volgen en bijsturen met onze projectbeheer functionaliteit? Neem dan even contact met ons op voor een kennismaking en gratis demo.
