Elke organisatie heeft unieke processen en specifieke noden die niet altijd eenvoudig binnen een standaard softwarepakket passen. Misschien wil je meldingen ontvangen wanneer een belangrijke taak is voltooid of een offerte is goedgekeurd, of wil je een automatisch bericht versturen zodra een bepaalde stap in een workflow is doorlopen. Dit soort aanpassingen zijn vaak zo specifiek dat ze niet standaard in een softwareoplossing kunnen worden opgenomen. Als we dat voor iedereen zouden doen, zouden andere klanten juist geconfronteerd worden met functies die zij niet nodig hebben, wat tot frustratie kan leiden. Daarom heb je behoefte aan een flexibele, instelbare manier om je bedrijfsprocessen binnen de software zelf vorm te geven, zonder afhankelijk te zijn van ingewikkelde maatwerkoplossingen.
Dit is precies waarom we het systeem van workflows hebben ontwikkeld. Workflows stellen je in staat om specifieke processen en handelingen binnen jouw bedrijf te automatiseren zonder dat er tussenkomst van een programmeur nodig is. Ze maken het mogelijk om unieke taken en meldingen te configureren die perfect passen bij de manier waarop jouw organisatie werkt, zonder dat de software voor andere klanten wordt aangepast.
Wat is een workflow precies?
Een workflow is een manier om terugkerende taken te automatiseren en processen soepeler te laten verlopen. Denk bijvoorbeeld aan het automatisch verzenden van een melding of e-mail, het aanmaken van nieuwe objecten in het systeem, of het uitvoeren van andere acties op basis van vooraf ingestelde criteria. Een workflow bestaat uit drie belangrijke onderdelen: een startpunt (de trigger), een of meer condities, en één of meerdere gevolgen (acties).
Met workflows kun je taken automatiseren die anders handmatig uitgevoerd zouden moeten worden. Ze zijn bijzonder handig voor het opvolgen van belangrijke mijlpalen in jouw bedrijfsproces. Een simpel voorbeeld: stel, je wilt dat de accountmanager een melding ontvangt wanneer een offerte van meer dan 10.000 euro digitaal wordt ondertekend. In dit geval is het digitaal ondertekenen van de offerte de trigger, het bedrag van 10.000 euro is de conditie, en de actie is het versturen van een melding naar de accountmanager.
Hoe workflows jouw werkproces optimaliseren
Workflows zijn ontworpen om repetitieve taken te automatiseren, zodat je tijd en moeite bespaart. De kracht van workflows zit in hun flexibiliteit. Omdat elke workflow specifiek kan worden afgestemd op jouw unieke bedrijfsprocessen, kun je heel gedetailleerd bepalen welke acties worden uitgevoerd op basis van bepaalde gebeurtenissen.
Bijvoorbeeld:
- Meldingen of e-mails sturen wanneer een belangrijke stap in het verkoopproces is bereikt, zoals het goedkeuren van een offerte.
- Taken aanmaken voor specifieke teamleden zodra een project of order in een bepaalde fase komt.
- Nieuwe objecten aanmaken zoals een klantendossier, zodra een prospect omgezet wordt naar een klant.
Door de juiste workflows in te stellen, kunnen deze herhalende taken geautomatiseerd worden, wat niet alleen het risico op fouten vermindert, maar ook de efficiëntie van jouw bedrijfsprocessen verhoogt.
Visualiseer jouw workflow
Het mooie van workflows is dat ze eenvoudig te configureren zijn via een visuele interface. Je kunt precies zien welke triggers, condities en acties zijn ingesteld, zodat je op elk moment het overzicht behoudt. Een visualisatie van de workflow kan bijvoorbeeld een overzicht tonen van het proces van het digitaal ondertekenen van een offerte, het controleren van het bedrag en het versturen van een melding naar de juiste persoon. Dit helpt je om helder voor ogen te hebben welke stappen worden uitgevoerd, en je kunt deze indien nodig makkelijk aanpassen of uitbreiden.
De toekomst van jouw bedrijfsprocessen met workflows
Met workflows open je de deur naar een nog meer geautomatiseerd en efficiënt bedrijfsproces. Je kunt je richten op het grotere geheel en de meerwaarde die jouw bedrijf biedt, terwijl de repetitieve, handmatige taken op de achtergrond automatisch worden afgehandeld. En het beste van alles? Je hebt volledige controle over wat er gebeurt en wanneer. Dit betekent dat je jouw werkproces precies kunt afstellen op de unieke manier waarop jouw bedrijf werkt.
Het implementeren van workflows betekent niet alleen dat je efficiënter werkt, maar ook dat je minder kans hebt op fouten en vertragingen. Het systeem neemt taken over die anders handmatig uitgevoerd zouden moeten worden, waardoor je team zich kan concentreren op taken die echt waarde toevoegen.
Vraag Nova om hulp!
Het configureren van workflows klinkt misschien in het begin ingewikkeld, maar geen zorgen! Nova, onze slimme digitale assistent, weet precies hoe je deze instellingen kunt maken. Als je meer uitleg nodig hebt, vraag het gewoon aan Nova en ze helpt je stap voor stap door het proces. Zo zorg je ervoor dat je workflows optimaal zijn ingesteld en direct voordeel opleveren.
Workflows: Flexibiliteit binnen een gestroomlijnd ERP-systeem
Bij IAMD geloven we in het bouwen van een ERP-systeem dat meerdere sectoren naadloos kan bedienen, zonder te vervallen in een overweldigende hoeveelheid instellingen, aanpassingen of kostbaar maatwerk. Onze visie is om bedrijven van verschillende groottes en sectoren, zoals retail, productie en bouw, een krachtige en flexibele oplossing te bieden zonder dat ze vastlopen in onnodige complexiteit. Workflows passen perfect binnen deze visie. Ze bieden de mogelijkheid om elk bedrijf zijn eigen processen te laten automatiseren, zonder dat de kernsoftware voor iedereen verandert. Door workflows te gebruiken, kunnen bedrijven hun unieke bedrijfsprocessen configureren op een intuïtieve manier, zonder dat dit invloed heeft op hoe andere klanten het systeem gebruiken. Op deze manier blijft ons ERP-systeem krachtig en eenvoudig, terwijl het toch de flexibiliteit biedt die onze diverse klantengroep nodig heeft.
Met workflows kun je de automatisering van jouw bedrijfsprocessen volledig naar eigen hand zetten, zonder de tussenkomst van een programmeur. Door gebruik te maken van triggers, condities en acties kun je specifieke, op maat gemaakte processen creëren die jouw bedrijf helpen efficiënter en effectiever te werken. Of je nu meldingen wilt ontvangen over belangrijke offertes, taken wilt automatiseren, of nieuwe objecten wilt aanmaken in het systeem—met workflows is het allemaal mogelijk. Probeer het uit en ontdek hoe workflows jouw bedrijfsprocessen naar een hoger niveau kunnen tillen!
